ここまで時間を取らせておいて、今さら断るなんて言えない。
その気まずさ、私も味わいました。
内定を辞退するメールの文面は、とても悩みました。
ゆずなです。11年勤めた会社を辞めて、職業訓練をはさみながら2回の転職をしました。
2回目の転職では、応募したのは5社。書類が通ったのは4社で、内定は2社。そのうち1社は、自分から辞退しています。
辞退したのは、条件も役職も上だった会社です。それでも自分の転職軸に立ち返って、お断りしました。
この記事では、辞退が失礼にならない理由と、場面ごとにそのまま写して使える文面をまとめました。
文面例は、私が辞退したときに気をつけたことをもとに、場面ごとに組み立てたものです。
断りの連絡は、勇気ではなく手順で送れます。
辞退は失礼ではない。選考はお互いに選ぶ場だから
辞退の連絡は、マナー違反ではありません。選考は企業があなたを選ぶ場であると同時に、あなたが企業を選ぶ場でもあるからです。
企業側も、応募者全員が入社するとは考えていません。複数の候補者に声をかけ、断られる前提で採用計画を立てています。
だから辞退のメールは、想定されている連絡のひとつです。受け取った側が驚いて固まる、ということはまず起きません。
私が内定を辞退したときは、先方から「今後の参考に理由を聞きたい」と言われました。答えるのは、正直しんどかったです。
それでも、辞退の連絡そのものは企業にとって想定のうちです。断る側も断られる側も、同じ選考の場に立っています。
断ることまで含めて、選考という時間です。
2社から声がかかって迷っている段階なら、断る前に決め方を整理してみてください。2社で迷ったときの内定の決め方に、私が使った比べ方をまとめています。
言いづらさの正体は、この4つのどこかにある
言い出せないのは、あなたの気が弱いからではありません。理由がはっきりしないまま、気まずさだけが大きく育っているからです。
よく挙がるのは、次の4つです。
4つとも、相手を思いやる気持ちから出ています。だから消そうとしなくて大丈夫です。
ただ、そのまま抱えていると連絡が遅れます。遅れた分だけ、相手の予定も自分の気持ちも重くなっていきます。
言いづらさは、なくすものではなく、抱えたまま送るものです。
「気持ちが整ってから送ろう」と思いがちです。
でも、整う日を待つほど送りにくくなります。
迷って引き延ばすより、早く伝えるほうが親切
辞退を決めたなら、早い連絡がいちばん相手のためになります。企業は次の候補者に声をかけたり、面接の枠を組み直したりする必要があるからです。
2日後に送るのと、1週間後に送るのとでは、相手が動ける幅がまるで違います。
そして、引き延ばしている間にすり減るのは自分です。スマホを見るたびに「まだ送れていない」が頭をよぎります。
🌸 わたしの体験談
2回目の転職活動で、内定をもらった会社を1社辞退しました。条件も役職も、もう1社より上の会社です。
辞退のメール文は、とても悩みました。選考に時間を割いてもらったので、失礼のないよう気をつけています。断られる側の気持ちを想像すると、言葉を選びすぎて心苦しかったです。
スカウトから始まった会社で、エージェントは入っていません。やりとりは、すべて企業と直接でした。
転職活動そのものに疲れているときほど、この先延ばしは起きやすくなります。心が重い時期の立て直し方は転職活動がしんどい・受からないときの過ごし方にまとめました。
早い辞退は、冷たさではなく親切です。
伝え方の基本は4つ。凝った文章はいりません
辞退の連絡に、上手な文章は必要ありません。短くて分かりやすいほうが、相手も動きやすくなります。
- ➜理由は詳しく書かない（「検討の結果」で足ります）
- ➜他社に決めたと言っていい（隠す必要はありません）
- ➜謝りすぎない（お詫びは1回、お礼を1回）
- ➜連絡手段は先方に合わせる（メール中心ならメールで）
謝罪をくり返すと、かえって相手に気を使わせます。最初の下書きは「申し訳ありません」が何度も入りがちです。お詫びは1回にしぼると、すっきりします。
電話のほうが誠実かどうか迷う人もいます。ただ、やりとりがメール中心なら、メールで返して問題ないと言われています。
やりとりがメールで来ていたなら、メールで大丈夫です。
電話中心のところなら電話、と相手のやり方に合わせるのがいちばん自然です。
丁寧さは、長さではなく早さで伝わります。
選考途中・内定前に辞退するときの文面例
ここからは、私ならこう書くという文面を場面ごとに並べます。◯◯の部分を置きかえれば、そのまま使えます。
まずは書類が通ったあとや、一次面接の前に辞退する場合です。この段階なら、理由は一行もいりません。
次は、最終面接まで進んだあと、結果が出る前に辞退する場合です。相手がすでに時間をかけているので、お礼の一文を足します。
それでも理由は一行で足ります。「希望を整理した結果」で十分に伝わります。
理由を短く書くことは、不誠実ではありません。
内定辞退と、エージェント経由で伝えるときの文面例
内定辞退も、書くことは変わりません。お礼、辞退の意思、お詫びの3つで組み立てます。
一般には、内定を辞退すること自体は本人の意思で選べると言われています。ただし入社日の直前など、状況によっては会社と話し合いが必要になる場合があります。
エージェントを通して応募していた場合は、企業ではなく担当者に伝えます。企業への連絡は担当者が代わりに入れてくれることがほとんどです。
担当者には、理由を一言そえておくと次の求人が探しやすくなります。ここだけは短く具体的に書くのがおすすめです。
自分の口から断るのがどうしても苦しいときは、間に人が入っている状態を先に作っておく手もあります。
エージェント経由で応募していれば、辞退の連絡は担当者が企業に伝えてくれます。気まずいやりとりを、自分で抱えずにすみます。
私が辞退した会社は、企業と直接のやりとりでした。次に同じ場面が来たら、間に入ってもらうほうを選ぶつもりです。
私が2回の転職でやったエージェントの使い方も、あわせて読んでみてください。
- ➜担当者との相性はあります。合わなければ変更を申し出て大丈夫です
- ➜連絡は任せられても、辞退するかどうかを決めるのは自分です
話を聞く先は、ひとつに決めなくていい
登録・相談は無料です
type転職エージェントの面談を見てみる ▶専門職・管理職のポジションを見たいなら
JAC Recruitmentを見てみる ▶
合わないと思ったら、途中でやめて大丈夫です。費用はかかりません。
断る作業を、ひとりで抱えなくていいんです。
引き止められたときと、音信不通だけは避けたい話
辞退を伝えると、条件を見直す提案が返ってくることがあります。給与や配属の話が出て、心が揺れることもあります。
その場で答えを出さなくて大丈夫です。「ありがたいお話なので、一度持ち帰らせてください」と伝えれば、たいてい待ってもらえます。
持ち帰ったら、最初に辞退を考えた理由をもう一度読み返してみてください。条件が変わっても、その理由が消えていないなら答えは同じです。
いまの会社の引き止めで迷っているなら、「もう少し考えて」と言われたときの断り方が近い場面の話です。
条件そのものを確かめきれていないなら、内定後の条件面談で聞くことを先に見てから決める手もあります。
辞退の連絡は、縁を切る作業ではなく、残す作業です。
辞退の連絡は、相手の時間への最後のお礼でもあります。
短くても、きちんと送っておきましょう。
よくある質問
▼ この記事を読んだ人はこちらも読んでいます
NEXT ▶ 「もう少し考えて」と言われたら｜引き止めの断り方断りの連絡を送れた人は、次の選考でも自分を守れます。
短くて、かまいません。
断りの連絡は、書き始めてしまえば5分で終わります。悩んでいる時間のほうが、ずっと長いです。
今日はまず、メールの下書きに文面例をひとつ写して、◯◯の部分だけ埋めてみてください。写すだけなら3分もかかりません。送るかどうかは、そのあと決めてかまいません。
