どれが何なのか、どこにも書いてない。
その手の止まり方、私にも覚えがあります。
職種名って、目印にはなるのに答えはくれないんですよね。
求人サイトで「事務」に絞り込むと、似た名前がずらりと並びます。
一般事務、営業事務、経理事務、総務事務。
どれも「事務」なのに、何がどう違うのかは書いてありません。
とりあえず一般事務にチェックを入れて、これで合っているのかなと迷ったまま応募していませんか。
ゆずなです。先に正直に書いておくと、私は事務職として働いた経験がありません。
書けるのは、2回の転職活動で求人票を読み比べた範囲と、公開されている職種紹介を調べてわかったことだけです。
ただ、その読み比べの途中で、何度も戸惑いました。
同じ「一般事務」なのに、会社によって書いてある仕事がまるで違ったんです。
この記事では、事務職の種類ごとの担当範囲を整理します。
そのうえで、求人票のどこを読めば実際の中身が見えてくるのかまで書きました。用語の暗記ではなく、目の前の1枚を読み解くための記事です。
職種名で選んでいた基準が、「その求人に何が書いてあるか」で選ぶ基準に変わります。
求人票の職種名だけでは、中身が分からない
事務職の求人でいちばん最初に知っておきたいのは、職種名が「正式な分類」ではないことです。
同じ仕事に別の名前を付けている会社もあれば、同じ名前で違う仕事を募集している会社もあります。
だから、名前を突き合わせても答えは出ません。
職種名は住所ではなく、ざっくりした方角の看板くらいに思っておくと、迷いが減ります。
私も最初は、名前の意味さえ分かればすぐ選べるようになると思っていました。
とはいえ、方角がわかれば地図は読めます。まずは大まかな担当範囲から押さえましょう。
🌸 わたしの体験談
11年勤めた会社を辞めたあと、私は求人サイトの職種欄と長く向き合っていました。
ある夜、「一般事務」の求人を2件並べて開いたんです。片方は電話応対とファイリングだけでした。
もう片方には、請求書処理から採用の補助まで入っていました。同じ4文字なのに、想像していた1日がまるで違います。
職種名で絞り込んでいた自分のやり方が雑だったと、あのとき気づかされました。
まず一覧で｜事務職の主な種類と担当範囲
求人票や公開されている職種紹介を読み比べると、担当範囲はおおむね次のように整理できます。
| 職種名 | 主に支える相手 | 求人票によくある業務 |
|---|---|---|
| 一般事務 | 部署を限定しない社内全般 | データ入力、電話・来客応対、書類作成、ファイリング |
| 営業事務 | 営業チーム | 受発注処理、見積書・請求書の作成、納期調整、資料作成 |
| 経理事務 | 会社のお金の記録 | 伝票入力・仕訳、売掛買掛の管理、経費精算、決算の補助 |
| 総務事務 | 会社が回るための土台 | 備品・設備の管理、契約書の管理、社内行事の運営 |
この表は「よくある形」であって、決まりではありません。ここからが本題です。
一般事務｜部署を限定せず、手が回らないところを回す
一般事務は、担当する相手を特定の部署に絞らない事務です。
厚生労働省の職業情報提供サイトでも、一般事務員は文書作成やデータ入力、電話応対など幅広い庶務を担う職業として紹介されています。
言いかえると、「その会社で手が足りていないところ」が仕事の中身になりやすい職種です。
範囲が広いことは、雑用が多いという意味にも、いろんな部署が見えるという意味にもなります。
求人票の「仕事内容」欄では、次のような業務がよく並んでいます。
- ➜Word・Excelでの書類作成、社内システムへのデータ入力
- ➜電話・来客応対、メールの一次対応
- ➜郵便物・備品の管理、ファイリング
- ➜各部署から頼まれた資料の集計・整理
注目したいのは、最後にくっついている「その他付随業務」の一言です。
この幅が広いほど、実際の担当範囲は求人票より広がります。私はここを読み飛ばしていました。
「その他付随業務」は、面接で中身を聞いていい欄だと思っています。
聞いたからといって、印象が悪くなるものでもありませんでした。
営業事務｜営業チームの数字と段取りを支える
営業事務は、支える相手がはっきりしている事務です。
営業担当が外に出ている間、社内で受発注や納期の調整を回すのが中心になります。
一般事務との一番の違いは、「誰のために動くか」が求人票の時点で決まっていることです。
相手が決まっている仕事は、覚えることは多くても、自分の役割は見えやすくなります。
私が読み比べた求人でも、営業事務にはたいてい社外とのやりとりが入っていました。
納期がずれたときの調整が発生する点は、一般事務との差になりやすい部分です。
内勤営業とは、数字を持つかどうかで分かれる
営業事務とよく混同されるのが、内勤営業やインサイドセールスと呼ばれる職種です。
求人票の書き方を見比べると、分かれ目は「自分の目標数字を持つかどうか」にあります。
営業事務は営業担当の数字を支える側で、内勤営業は自分の数字を追う側として説明されていることが多いです。
応募資格に「目標達成意欲のある方」「インセンティブあり」と書かれていたら、内勤営業寄りの募集だと考えて読み進めてください。
経理事務｜お金の記録に特化した事務
経理事務は、会社のお金の動きを記録する事務です。
扱う範囲がお金に絞られるぶん、一般事務よりも「何をするか」が求人票から読み取りやすい職種でもあります。
やることが決まっているというのは、覚えれば自分の武器になる、という意味でもあります。
求人票でよく見かけるのは、伝票入力と仕訳、経費精算、売掛金・買掛金の管理、月次や年次の決算の補助です。
会社によっては給与計算まで含まれますが、その場合は労務の領域と重なってきます。
私も簿記を学ぶか迷った時期があり、経理事務の求人をまとめて眺めていました。
なお、経理と財務は別のものとして説明されるのが一般的です。
経理は「すでに動いたお金を記録する」役割、財務は「これから動くお金を計画する」役割、という分け方をよく見かけます。
総務・人事・労務との境目も、会社によってずれる
事務職を調べていくと、総務・人事・労務という名前にもぶつかります。
公開されている職種紹介では、おおむね次のように整理されています。
- ➜総務＝備品・設備・契約書・社内行事など、会社が回る土台
- ➜人事＝採用・教育・評価・配置など、人に関すること
- ➜労務＝給与計算・社会保険の手続き・勤怠管理など、働く条件の実務
きれいに分かれて見える3つは、会社の規模が小さくなるほど、ひとりの中で混ざっていきます。
私が見た数十人規模の会社の求人では、総務の欄に給与計算まで書かれていました。
逆に規模が大きくなるほど、部署も担当も細かく分かれていきます。
大丈夫、ここまでで前半は終わりです。
ここからは「名前ではなく求人票を読む」ほうに切り替えていきますね。
同じ職種名でも、会社ごとに中身が違うのが実情
ここまで整理してきましたが、いちばん伝えたいのはこの一点です。
職種名は会社が付けたラベルなので、統一された基準はありません。
「一般事務」と書きながら請求書処理を任せる会社もあれば、「営業事務」と書きながら電話応対が中心の会社もあります。
職種名を調べ尽くしても不安が消えないのは、答えが名前の側になかったからです。
だから、見る場所を変えます。名前ではなく、その求人に書かれた文章そのものを読みます。
求人票のどこを読めば、実際の担当範囲が分かるか
私が2回の転職活動でたどりついたのは、次の4か所を順番に見るやり方でした。
私にいちばん効いたのは、ソフト名を見る癖でした。
会計ソフトの名前が並ぶ求人は、職種名が何であれ、お金まわりの実務が中心だと分かります。
この4か所を見るようになってから、自分の中で応募先を絞る時間が短くなりました。
求人票そのものの読み方は、求人票の見方をまとめた記事にも書いています。給与欄や募集背景の見方も合わせて確認しておくと、判断の材料が増えます。
職種名で選ばずに、業務内容で選ぶ
応募先の絞り込みは、職種名のチェックボックスではなく、業務内容の言葉から始めるほうが精度が上がります。
順番を変えるだけなので、今日からでもできます。
「どの職種になりたいか」より、「どの作業なら1日続けられるか」のほうが、答えが出しやすい問いです。
▼ 職種名に頼らずに絞り込む3ステップ
名前は一度わきに置いて、仕事内容欄だけを読みます。
数字の入力、電話、資料作成。惹かれた行が自分の手がかりです。
結果として職種名が絞られていく、という順番にします。
私も職業訓練でWebデザインを学んだあと、「デザイナーになりたい」ではなく「手を動かして形にする作業が好きだ」というところから考え直しました。
職種名から入ると、自分に合わない箱を無理に選んでしまいます。
名前が決まらないうちは動けない、と思わなくて大丈夫です。
私も、動きながら名前があとから付いてきました。
よくある質問
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今日はまず、気になる事務の求人を2件開いて、「仕事内容」の欄だけを並べて読んでみてください。
同じ職種名でも中身が違うことが、すぐに見えてきます。2件を見比べるだけなら、5分もかかりません。
